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マイナンバー制度をがっつり勉強する

マイナンバー制度の概要、そして詳細を理解することを目的としたブログです。

会社だって大変!マイナンバー導入で必要になる事務作業

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マイナンバー制度が始まってから約2か月。まだまだ便利になったとは感じられず、
手間が増えたなと思っている人も少なくないと思います。会社やバイト先にマイナンバーを提示したり、証券会社や銀行などでも新規の口座開設では必要になったりしているはずです。

くわえて、巷ではすでにマイナンバーを利用した詐欺なんてのも起きています。会社では総務の人にしつこく突かれたなんて人もいるかもしれません。

 

個人以上に忙しい会社のマイナンバー準備

しかしながら、ここでぜひ知っておいていただきたいのは、実は会社も大変だということです。考えてみてください。10人やそこらの会社ならいいですが、全従業員が1,000人や10,000人なんてことになったら、全員からマイナンバーを集めるだけでも一苦労です。

もちろん、それだけではありません。社内の各部署に対して、どのような業務でどのようにマイナンバーを利用するかを聞いて、それに伴って社内全体のルール作りも必要です。さらに責任者や担当者も決めなければなりません。それらを社員がわかるように明文化する必要もあるでしょう。それを通常業務の合間にやらなくてはいけないというのですから、その大変さは想像に難くないでしょう。

特にマイナンバーに限らず、個人情報関連については、データの破棄にまできちんと気を使う必要があります。その点を考えると、他の情報よりさらに心身の疲労度が激しいと言えるでしょう。

 

外部委託が必要な作業もある

また、マイナンバーに関連する準備は社内だけでは完結できない場合もあります。たとえば、システムについて高度なセキュリティを考えたり、社員への啓蒙のために研修をやるなどする場合があるでしょう。

また、トラブルが起きた時の対応方法などについては、事前にコンサルティングをお願いしたほうがよいかもしれません。マイナンバーといっても、もちろん必要な知識はそれだけにとどまらないこともあります。そう考えると、そのすべてを社内でまかなうというのは小さな会社ほど現実的ではなく、どうしても専門家の力を必要とする場合がも出てくるでしょう。

管理を税理士などに任せてしまってもよい?

そうした時に頼りになる専門家というのは、例えば下記のような人たちです。

  • 弁護士
  • 税理士・会計士
  • 社労士
  • 総務業務のアウトソーシング企業

とはいっても、何から何まで彼らに丸投げしてもいいというわけでもありません。マイナンバー業務を委託した場合でも、委託元にはきちんと監督する責任があるのです。

ちなみにですが、きちんと監督・許諾をした場合には、マイナンバー業務は委託先から、別の委託先へと再委託することも可能です。

特に大変になるのは経理部門

さてマイナンバー導入によって、そんな風に会社内でもいろいろと事務作業が増えそうです。とりわけ決算期が3月、4月の場合には経理関連の仕事がもっとも忙しくなることに加えて、新入社員のマイナンバー関連業務によってさらに忙しくなるというダブルパンチがありそうです。

経理部門の場合にはたとえば下記のような作業でマイナンバーを必要とすることになります。

  1. 源泉徴収表
  2. 扶養控除等(異動)申告書
  3. 支払い調書
  4. 健康保険
  5. 厚生年金保険
  6. 雇用保険の加入

など、税金や社会保障手続きで使います。必要になるとは言っても、基本的に書く書類にはマイナンバーを記入する欄がありますので、そこに記入すればいいだけです。ただ、これが50人100人ならいいのでしょうが、1万人とかってなると、経理部門への負担というのは非常に大きなものになってしまうでしょう。システム的に児童記入できるようにするのが一番いいですよね。

マイナンバー業務の流れ

簡単にではありますが、企業がマイナンバー導入ですることになる業務の流れを紹介します。

-マイナンバーの収集

会社が作成・提出する書類(源泉徴収や支払調書、社会保険など)のために、社員からマイナンバーの個人番号を教えてもらう必要があります。この際、上記の記入と一緒で、社員数が多いと相当な手間がかかります。いかに効率的にマイナンバーを収集するかというところが、総務部門、また担当者にとっての大きな課題となるでしょう

また、収集するのが本社だけの会社ならいいですが、全国に支社があるような大きな会社だと、これまた収集は大変になります。実際には下記のような方法を使い分けて収集することになるでしょう。

  • 本人確認書類とマイナンバー個人番号カード(コピー)を封筒等に入れて持参してもらう
  • 簡易書留等でコピーを郵送してもらう
  • パスワード付きのメールで送付してもらう

ちなみにですが、税務署など公的な施設に書類を提出する時にはマイナンバーを記入しますが、各人に渡す場合には記入をしてはいけません。これはマイナンバーを記入することで、社員の管理が甘く、マイナンバーが漏えいしてしまうことを防ぐための配慮です。

-個人番号の記入(利用)

上記書類等に個人番号を記載して、行政へと提出します。

-保管

利用した後も番号は社内で保管され、必要な時に都度使用されます。

-廃棄(社員が退職した場合など)

社員が退職した場合など、個人番号を必要としなくなった場合には、一定の保管期間を過ぎたあとは資料を廃棄します。税分野が最長期間の保存義務があり、基本的には7年は保存していなければなりません。

各書類とも、それぞれの保存期間が終わったら廃棄することが可能です。廃棄にあたってはセキュリティを高めるためにシュレッダー等で、復元不可能なように消去する必要があります。PCのデータの場合も同様に完全消去しなければなりません。この点については物理的なものとは違いますので、システム担当者の方などと協議をして、確実にデータを消すような仕組みづくりを構築する必要があるでしょう。

このように廃棄をした場合には、削除履歴をつけることで、いつ誰のマイナンバー情報を削除したかをきちんと記録しておきましょう。

 

中小企業の対応が急務

上述してきたように、企業におけるマイナンバー準備というのは、個人の対応以上にさまざまな負担がかかるものだと言えそうです。そんな中特に注意しなければならないのが中小企業です。大企業に比べて、人員も費用もかけられない中小企業では、どうしてもマイナンバーの対応が後手にまわりがちなのが現状です。

一方で日本全体を見れば9割以上が中小企業であると言われています。ここでの対策が不十分となると、今後セキュリティ面などでのトラブルが起こることは十分に考えられます。 

中小企業における特例措置

そういった理由もあってか、中小企業には通常よりも緩いルールでマイナンバーを取り扱うことが許されています。たとえば、企業はマイナンバーを管理するにあたって、基本的な方針の策定と、取扱規定の策定をする必要があります。ともに明文化するとなるとかなりの労力となるはずです。それが中小企業の場合には、既存の仕事のマニュアル等に追記することでOKとされています。そのほか、さまざまな面で中小企業には負担が軽くなるような特例が規定されています。

ただし、条件としては、

  • 社員が100人以下
  • マイナンバー関連の事業を行っていない
  • 金融関連の事業を行っていない
  • 個人情報取り扱い事業者ではない
  • 民間の企業である

といったものがあります。

これなら多くの企業があてはまりそうですね。とはいえ、もちろんできる限り強固なセキュリティ体制を築くに越したことはありません。マイナンバーの運用が本格化していく今後、どのような事態が生じるかは注視する必要があると言えるでしょう。

 

 

以上、お読みいただきありがとうございました。